À hora em que escrevo, já me deparei com várias dificuldades em descrever o assunto principal deste artigo: a gestão de projetos. Infelizmente, durante a formação académica e nos primeiros tempos da vida ativa de um tradutor, existem aspetos desta atividade profissional que carecem de algumas informações práticas e que vão além dos elementos técnicos diretamente relacionados com os conteúdos de uma determinada tradução.

Qualquer tradução profissional é muito mais do que o simples ato de transpor a mensagem de um conteúdo, com todas as suas características linguísticas e culturais, de uma língua de partida para uma língua de chegada: cada tradução deve ser encarada como um projeto e, como tal, devem ter-se também em conta todos os fatores de planeamento, calendarização e supervisão que são fundamentais ao seu desenvolvimento. Assim, a partir do momento em que um cliente encomenda um serviço (utilizemos o serviço de tradução como exemplo, para fins de clareza), o tradutor tem em si a responsabilidade de seguir os passos necessários para transformar o texto inicial – a matéria-prima – num texto traduzido – o produto final. Para que este processo de transformação ocorra, é necessário que o linguista tenha as competências de gestão de projetos e as ferramentas adequadas para o efeito.

Eis algumas das competências que considero mais elementares e úteis para o aperfeiçoamento da prática da gestão de projetos com vista a permitir que os seus projetos decorram de forma eficaz, previsível e sem qualquer tipo de percalços ou consequências negativas:

1. Magnífica gestão de tempo e muita resistência ao stresse

Comecemos com aquele que me parece ser o elemento mais importante da lista: a gestão de tempo e o cumprimento de prazos. No atual mercado, o tempo é um dos bens mais preciosos para trabalhadores e para clientes, tanto empresariais como particulares. Por essa razão, o prazo e o tempo de realização de um determinado trabalho são elementos fundamentais antes da aceitação e posterior adjudicação de qualquer projeto. Antes de aceitar um projeto, reflita se o prazo proposto (por si ou pelo cliente) é suficiente para que a tradução seja exequível, tendo em conta a complexidade linguística do texto, as ferramentas que tem ao seu dispor e os projetos que já terá a decorrer durante esse período. A entrega de uma tradução de alta qualidade é, obviamente, prioritária, mas a sua entrega tardia pode ser extremamente prejudicial para o cliente (devido aos seus próprios prazos ou outros fatores de urgência) e para si, uma vez que, para além de correr o risco de não receber os honorários desse projeto, estará também a transmitir uma imagem de baixo profissionalismo e a contribuir para que o cliente procure outro profissional da próxima vez que precisar de um serviço idêntico.

Invista algum tempo a planear o seu dia, a sua semana ou até mesmo o seu mês, focando-se nas tarefas que já lhe foram adjudicadas – reservando tempo para a preparação do projeto, tradução, revisão, controlo de qualidade, formatação de texto e possíveis imprevistos (porque ninguém está imune aos mesmos) – e no tempo que lhe resta e que poderá ser utilizado para contactar clientes atuais e fazer a prospeção de novos clientes. Por muito que por vezes custe, a verdade é que mais vale ter uma perspetiva realista das suas capacidades de gestão de tempo e não aceitar projetos que possam exceder as suas capacidades. Afinal, é a sua reputação profissional que está em jogo e, com ela, a possibilidade de fidelização de clientes. Algumas práticas comuns para uma boa gestão de tempo incluem a definição de alertas e lembretes em aplicações como o Outlook, a planificação do tempo num ficheiro antes do início do projeto e a constante monitorização do tempo que demora a realizar um projeto, para que possa ter uma noção concreta do que irá precisar no futuro.

2. Excelente capacidade de organização

Outro fator fundamental para uma gestão de projetos eficaz é uma forte capacidade de organização pessoal. Com tantos e-mails, traduções, pastas, ficheiros e afins, bem sei que por vezes poderá parecer difícil manter tudo organizado. Respire: existem formas (incrivelmente) simples para executar o seu trabalho sem “perder o fio à meada”. Começando pela própria organização de um projeto, um dos truques mais comuns é o de organizar as pastas no seu computador na ordem cliente-ano-mês-projeto. Desta forma, não terá dificuldades em encontrar os ficheiros de um determinado projeto, mesmo depois de alguns meses. Há também algo que não se deve esquecer: NUNCA altere os nomes dos ficheiros que lhe são entregues pelos clientes, salvo se for pedido pelos mesmos.

Entre empresas de tradução, é prática comum o envio de uma checklist onde os linguistas devem assinalar a realização de determinadas tarefas, como a verificação ortográfica, o controlo de qualidade, etc. Faça também uso deste tipo de listas de verificação para não se esquecer de todas as tarefas que tem de realizar nos seus projetos. Não têm de ser (nem devem) muito elaboradas: pense nestas listas como listas de compras – o que interessa é ir assinalando o que já fez e certificar-se de que nenhum dos passos ficou para trás.

3. Domínio aprimorado de CAT tools e de ferramentas de auxílio à gestão de projetos

Sim, eu sei que o domínio de CAT tools já é, por si só, quase sempre um pré-requisito no atual mercado de tradução. No entanto, não devemos tê-las em consideração apenas para a tarefa de tradução. Quem já trabalhou em/com agências de tradução sabe que, quando um cliente envia um projeto para SDL Studio, por exemplo, convém que o Gestor de Projetos saiba trabalhar com essa plataforma para poder verificar se os ficheiros estão a funcionar corretamente, criar packages para enviar para tradutores e revisores e para fazer o controlo de qualidade (comumente chamado de QA – Quality Assessment) antes da entrega final. Por falar em QA, uma das ferramentas que considero mais eficaz (e estou em crer que muitas pessoas concordarão comigo) para o efeito é o ApSIC Xbench, que permite o carregamento de vários tipos de ficheiros (incluindo glossários) e vários tipos de verificação, desde a ortografia e terminologia à consistência entre segmentos ou a concordância com os glossários que carregar na ferramenta.

4. Comunicação eficaz

Este é um tópico mais focado nas suas competências sociais. A comunicação é um bem essencial para a preservação da sua relação profissional com clientes e colegas: não deixe que a pressão do seu trabalho afete a forma como comunica com eles. Quando trocar e-mails (ou telefonemas) com clientes, certifique-se de que explica sempre o seu ponto de vista e as condições do projeto de forma clara e concisa (mais uma vez, o tempo é algo muito precioso). Sempre que possível, aproveite o início de cada projeto para analisar os textos que lhe foram disponibilizados e comunicar o máximo de dúvidas pertinentes ao cliente. Desta forma, não terá de interromper o trabalho mais tarde, ou perder tempo desnecessário em trocas de e-mails entre clientes e colaboradores. No entanto, é importante mostrar sempre disponibilidade e apoio aos clientes e aos profissionais que trabalham consigo. Um discurso correto e cordial é essencial. Seja simpático e mostre-se disponível!

5. Networking constante

Para terminar, não poderia deixar de referir algo que me parece bastante útil, especialmente para profissionais em regime freelance: criar a sua própria rede de recursos, através de colegas e amigos que sejam peritos em diversas áreas. Ter uma rede de contactos abrangente é fundamental para lhe retirar alguma sobrecarga e, assim, poder dedicar-se a outras funções. Não perca tempo e estabeleça um grupo de colaboradores que estejam dispostos a estabelecer uma parceria consigo. Aconselho-o a contar com a colaboração de pelo menos uma pessoa nas seguintes funções:

• Especialista em DTP (Desktop Publishing) – essencial para a formatação e adaptação gráfica do seu texto;
• Informático – o seu melhor amigo em tempos de crise… tecnológica. Acredite, é algo que pode acontecer com maior frequência do que pensamos;
• Contabilista – porque infelizmente um negócio não pode resumir-se às letras e aos números de palavras/linhas/páginas; um contabilista é um recurso importantíssimo, uma vez que pode ajudar a estudar a sua situação e a (re)definir metas financeiras e as melhores práticas para o seu negócio.
• Tradutores/revisores de confiança – não se esqueça de que os imprevistos acontecem. Se se deparar com uma urgência inesperada, descanse ao saber que tem colegas em quem pode confiar.

Muito mais há a dizer sobre qualidades e competências relevantes para o exigente dia-a-dia de um gestor de projetos. Da sua experiência, que outras competências considera serem dignas de menção? E qual é a importância do investimento em formação contínua, por exemplo? Nasce-se gestor de projetos ou tornamo-nos gestores de projeto com o aprimorar de determinadas valências? Conte-me tudo… e até ao próximo artigo!