Se te pediram uma Apostila de Haia para usar um documento português no estrangeiro (ou um documento estrangeiro em Portugal), este guia explica o essencial em cinco minutos: o que é, quando é mesmo precisa, quem a emite em Portugal e como se articula com a tradução certificada.
O que é a Apostila de Haia?
A apostila é um certificado normalizado, criado pela Convenção de Haia de 5 de outubro de 1961, que confirma a autenticidade da assinatura, do selo ou do carimbo de um documento público. Na prática, substitui o antigo circuito de legalização diplomática e consular: com a apostila, um documento público emitido num país da Convenção é aceite em qualquer outro país da Convenção, sem mais formalidades.
Um ponto que evita muitos equívocos: a apostila não valida o conteúdo do documento. Valida quem o assinou e a qualidade em que o fez. O conteúdo continua a valer pelo que é.
Quando é que a apostila é precisa?
Sempre que um documento público vai produzir efeitos noutro país da Convenção de Haia, que hoje junta mais de 120 países. Os casos mais comuns:
- Certidões de nascimento, casamento ou óbito para processos no estrangeiro;
- Diplomas e certificados de habilitações para estudar ou trabalhar fora;
- Registos criminais para vistos e autorizações de residência;
- Documentos societários (certidões permanentes, atas, procurações) para abrir empresas ou filiais lá fora;
- Documentos notariais e judiciais que vão ser usados noutra jurisdição.
E quando é que não é precisa? Dois casos que valem dinheiro saber:
- Se o país de destino não pertence à Convenção, a apostila não serve: o caminho é a legalização consular, com passos próprios;
- Dentro da União Europeia, o Regulamento (UE) 2016/1191 dispensa a apostila para certos documentos públicos entre Estados-Membros (por exemplo, várias certidões de estado civil). Antes de pagar uma apostila, confirma se o teu documento está abrangido: dizemos-te no orçamento.
Quem emite a apostila em Portugal?
Em Portugal, a entidade competente é a Procuradoria-Geral da República, através dos seus serviços. O pedido é feito sobre o documento público original (ou sobre um documento notarial, incluindo a certificação notarial de uma tradução), e o certificado da apostila fica fisicamente associado ao documento. Se não quiseres agrafar nada ao original, para o preservar, podemos fazer uma cópia certificada do documento: nesse caso, a apostila é agrafada à cópia certificada e o original fica intacto.
Apostila e tradução certificada: qual é a ordem certa?
Um documento que vai para o estrangeiro precisa quase sempre de duas coisas: da tradução certificada (feita por um tradutor profissional e autenticada perante advogado, solicitador ou notário) e da apostila. A ordem e o alvo da apostila dependem da entidade de destino:
- Há entidades que exigem a apostila no documento original, com a tradução certificada a acompanhar;
- Outras exigem a apostila também na certificação da tradução;
- E há países que pedem as duas.
Fazer pela ordem errada significa repetir o processo e pagar duas vezes. Por isso é que na SMARTIDIOM o processo começa sempre pela mesma pergunta: em que país e em que entidade vai ser usado o documento? Com essa resposta, montamos o circuito completo (tradução, certificação legal e apostila) e devolvemos-te o documento pronto a valer, sem idas e voltas.
Quanto tempo demora e quanto custa?
O tempo depende de três coisas: do par de línguas da tradução, da agenda do ato de certificação e do pedido da apostila. O custo tem parcelas separadas: a tradução (por palavra), o ato de certificação (valor fixo por documento) e os emolumentos da apostila. No orçamento recebes tudo discriminado, com o prazo à cabeça, antes de o projeto arrancar.
Trata de tudo num só circuito
Podes tratar de cada passo por ti: tradutor, cartório e Procuradoria. Ou podes entregar o documento e o país de destino, e receber tudo tratado: é exatamente o que a nossa equipa de traduções certificadas faz todos os dias, com o circuito legal completo, incluindo a obtenção da apostila. Pede um orçamento com a digitalização do documento e dizemos-te o caminho mais curto.
